Fortbildungsakademie des VDP Nord e.V.

Fachtag Assistenz und Sekretariat: Protokollführung

an allgemeinbildenden und beruflichen Ersatz- und Ergänzungsschulen & Weiterbildungseinrichtungen

Dienstag, 18.05.2021 // 10:00 – 16:00 Uhr

SWS Campus am Ziegelsee

Ziegelseestraße 1

19055 Schwerin

Die Veranstaltung ist als Präsenzseminar konzipiert.
Sollte pandemiebedingt keine Präsenzveranstaltung möglich sein, werden wir das Seminar online durchführen!

Inhalt

Protokollführung ist eine anspruchsvolle Tätigkeit, die Hintergrundwissen, sprachliche Souveränität und eine hohe
Konzentrationsfähigkeit erfordert. Gegenwärtig werden an die Protokollführung auch weit mehr Anforderungen gestellt.
Das betrifft vor allem das Vor- und Nachfeld der eigentlichen Beratung. Das Protokoll ist geprägt durch einen formalen
Rahmen, durch juristische Vorgaben und eine spezifische Sprache. Daraus ergibt sich die Möglichkeit, das Protokoll als
Beweismittel in juristischen Auseinandersetzungen heranzuziehen. Der Wert eines Protokolls hängt von seiner tatsächlichen
Nachnutzbarkeit ab. Die entscheidende Frage ist: Können andere Personen nach einer gewissen Zeit noch präzise die
Ergebnisse der Beratung erfassen? Nur so kann das Protokoll sinnvoll in den Arbeitsprozess integriert werden. Darüber
hinaus ist die Protokollführung mit der Moderation „verzahnt“. Das heißt, es kommt auch darauf an, wie die Moderation
mit der Protokollführung „harmonisiert“.

Themenschwerpunkte

Protokollarten und deren Einsatz

• Dokumentation und/oder Managementinstrument
• Beweismittel und/oder Ideenrettung
• Verlaufsprotokoll oder Ergebnisprotokoll
• Schreiben Sie das richtige Protokoll?

Die wichtigen Informationen festhalten

• Hauptinformationen herausfiltern
• Mitschreibetechniken optimieren
• Prioritäten setzen - Wird das Richtige/Wichtige festgehalten?

Sprachliche Präzision im Protokoll

• Indirekte Rede mit Konjunktiv
• Verbindliche und korrekte Formulierungen
• Informationen zusammenfassen

Effektive Vorbereitung/Nachbereitung

• Einladungsschreiben + Tagesordnung
• Organisatorisch-technische Vorbereitung
• Absprachen mit der Moderation
• Nachverfolgen der Festlegungen

Formale Gestaltung (Protokollrahmen)

• Stil und Etikette einhalten
• Rechtliche Wirksamkeit

Methode

In den Seminarunterlagen ist folgendes enthalten:

          - Theoretische Ausführungen

          - Beispiele

          - Übungen

          - Checklisten

         - Praxistipps

          - Zusammenfassungen

Die Teilnehmenden bearbeiten anhand der Seminarunterlage mit dem Trainer das Thema.
Sprachliche Aspekte werden am Flipchart erläutert, Übersichten auf einer Metaplanwand entwickelt.
Die Teilnehmenden können sich wichtige Aspekte in den Unterlagen ergänzen.

Einsatz Ratgeberbuch – erhalten die Teilnehmenden kostenfrei

Im September 2016 erschien das Buch von Prof. Beckmann und Dr. Walter, 2. Auflage Frühjahr 2019
„Protokollführung – juristisch und sprachlich korrekt“ (Verlag C.H. Beck)
Es ist möglich, dieses Buch im Seminar zu nutzen. Darüber hinaus haben die Teilnehmenden aufgrund der
ausführlichen Darstellung der juristischen Grundlagen einen Zusatznutzen.

Ziel

Die Teilnehmenden erweitern ihr Wissen über die Protokollarten und ihre zielgerichtete Verwendung.
Die Teilnehmenden dieses Trainings vertiefen und erweitern ihre Fähigkeiten

• Protokolle kurz, treffend und stilsicher zu verfassen,
• die wichtigen Informationen festzuhalten und
• den formalen Rahmen einzuhalten.

Sie sind in der Lage, Protokolle als wirkungsvolles Managementinstrument zu nutzen. Die Teilnehmenden optimieren
ihre Mitschreibetechniken und können dadurch ihre Souveränität beim Erstellen von Protokollen effektivieren. Die
Teilnehmenden erweitern ihr Wissen über die juristische Korrektheit von Protokollen.

Zielgruppe

Sekretärinnen, Assistentinnen, Mitarbeiter/innen im Sekretariat oder Vorzimmern in Bildungseinrichtungen und Vereinen

Ihre Anmeldung

Für Ihre Anmeldung verwenden Sie bitte den beigefügten Anmeldebogen.

Anmeldeschluss ist der 04.05.2021.

Enthaltene Leistungen

Seminarteilnahme // Teilnahmezertifikat // Seminarunterlagen // Kaffeepause // Mittagspause // Tagungsgetränke